Pas si, mais comment – la résolution de problèmes (troubleshooting) dans les projets

    Par Luis Costa, Manager, Bassin méditerranéen, Fondation MAVA

Les difficultés sont normales et les problèmes font partie de tout projet. Cela devrait être une présomption lors de la planification du cycle d’un projet, de sa conception à sa mise en œuvre.

De récentes évaluations sur les causes d’échec ou les problèmes affectant les projets dans le domaine de la conservation montrent un bon nombre de facteurs susceptibles de perturber, voire de stopper, un projet. Il peut s’agir d’une mauvaise conception du projet, d’une coordination ou gouvernance fragile, d’une sous-estimation des facteurs externes avec un optimisme non-mesuré, d’un manque de matériel ou de connaissances de base, ou même de conflits interpersonnels au sein d’une équipe. Cette pandémie mondiale montre également à quel point les conditions d’un projet peuvent être volatiles en cas d’événement de telle envergure.

Avant de rejoindre la MAVA, j’ai connu « l’autre côté » de la relation entre bailleurs et bénéficiaires de subventions, en travaillant dans une organisation à but non lucratif en tant que bénéficiaire, ou en tant que consultant contribuant à la résolution de problèmes (troubleshooting) dans les projets. En combinant cette expérience avec le travail quotidien de gestion des Plans d’Action à la MAVA, j’ai voulu explorer l’importance de la résolution de problèmes et la meilleure façon d’établir des relations entre bailleurs et partenaires pour résoudre tout type de problème, garantissant ainsi l’impact des projets.

Une partie des réponses est déjà donnée dans le récent livre Be an Octopus, où le staff de la MAVA réfléchit à ce qu’est être un bailleur engagé. Afin de creuser un peu plus le sujet de la résolution de problèmes, j’ai discuté avec quelques collègues, consultants, bailleurs et partenaires. Ce blog est donc une brève réflexion basée sur mon expérience personnelle et celle des autres. Le résultat n’est pas surprenant, mais une compréhension commune des problèmes ne conduit pas toujours à des solutions communes.

Tout est question de confiance et de transparence

Fondamentalement, plus le bailleur est proche dans son approche de financement, et plus il s’engage à aller au-delà de la subvention, plus les chances de forger une relation de confiance et d’ouverture avec l’organisation partenaire sont grandes.

En fin de compte, la confiance et la transparence sont reconnues comme des facteurs majeurs pour un engagement réussi des bailleurs et une résolution de problèmes assurée par les partenaires. Certains ont soulevé que le simple fait qu’il y ait un visage et une personne représentant l’institution qui est ouverte à parler, à discuter du projet et à trouver des solutions ensemble, est crucial pour avoir un dialogue ouvert et sincère.

Un partenaire affirme que, par rapport à d’autres bailleurs, la flexibilité d’accepter le changement et d’en discuter dans un climat de confiance et d’ouverture, les incite à révéler au bailleur des problèmes et des constatations internes qu’ils n’auraient pas révélés autrement. Les partenaires veulent faire la différence et avoir un impact, tout autant que les bailleurs. Et ils veulent maximiser l’utilisation des fonds qu’ils utilisent, cependant les informations sensibles sont rarement partagées si, de l’autre côté, aucun signe de confiance ou de transparence n’est montré.

Les bailleurs ont des approches différentes dans l’implication d’un projet – qu’il s’agisse de retrousser leurs manches et d’aider à la conception ou même à la mise en œuvre du projet, ou de garder une certaine distance avec le projet. Une relation plus distante et formelle avec les partenaires sera certainement caractérisée par une communication moins importante et plus distante, ainsi que par moins ou pas de missions pour comprendre le projet in situ. Cela pourrait signifier que la résolution de problème n’a lieu que lorsque le bénéficiaire alerte le bailleur d’un problème. Malheureusement, sans une compréhension approfondie des hypothèses et des défis sur le terrain, ce scénario peut le plus souvent aboutir à des décisions de retrait du financement ou, dans des cas extrêmes, à un remboursement des fonds. Un dialogue ouvert et le sentiment d’être du même côté ouvrent la porte à la résolution de problèmes ensemble et au travail en équipe pour surmonter les difficultés.

Nous avons eu de très bons retours de la part des partenaires concernant les discussions sur les projets et la résolution de problèmes. Bien sûr, ce n’est pas exclusif à la MAVA – de nombreux autres bailleurs sont connus pour avoir la même approche de maintenir la confiance et une relation étroite avec leurs bénéficiaires. Cependant, d’après notre expérience, certains points sont importants à relever :

Etablir des rapports de confiance est un processus qui prend du temps. Il vaut la peine d’attendre le bon moment pour obtenir le niveau de confiance adéquat qui déclenchera un financement plus important et une résolution de problèmes efficace.

Une résolution de problèmes efficace et idéale implique de bonnes ressources, c’est-à-dire un staff suffisant et qualifié, mais aussi du temps pour suivre de près et entretenir la relation entre le bailleur et le bénéficiaire. Plus vous souhaitez être impliqués dans un projet et pouvoir intervenir à tout moment pour le dépanner, plus vous avez besoin de quelqu’un qui soit informé à toutes les étapes du processus. Il peut s’agir du propre staff du bailleur ou de consultants recrutés pour assurer le suivi des projets.

Dans toutes sortes d’approches de financement, les consultants peuvent être une ressource précieuse lorsque les projets exigent trop de temps pour leur suivi ou que le staff est insuffisant pour cela. Cela se produit dans de nombreuses fondations, mais aussi avec beaucoup d’autres bailleurs (par exemple, la Commission européenne se tient à l’écart de la gestion et fait appel à des consultants pour le suivi des projets).

Il est important de participer à des événements sociaux liés aux projets, mais aussi de suivre de près les projets sur le terrain, afin de comprendre la situation réelle et les acteurs locaux, de faire preuve d’empathie pour le travail effectué et d’être plus à même de trouver des solutions.

Établir des rapports de confiance et discuter ouvertement des problèmes avec les partenaires ne signifie pas pour autant que les règles strictes d’un bailleur sont nécessairement plus souples. Cependant, la transparence rendra les décisions négatives plus acceptables et raisonnables si tous sont ouverts à la discussion.

Le message principal pour les bailleurs et les partenaires est de promouvoir des approches de financement qui favorisent une relation de confiance et d’ouverture, où la gestion adaptative et la résolution de problèmes deviennent pratiques courantes. Malgré un investissement plus important en termes de ressources et de fonds, la gestion adaptative et la résolution de problèmes au bon moment ne font qu’augmenter les chances d’un impact plus important sur la conservation.

Article précédent

Retour

Prochain article