Une nouvelle manière d’impliquer le personnel pour une clôture élégante

 

Par Lynda Mansson, Directrice Générale, Fondation MAVA

 

 

Qu’est-ce que cela signifie de clôturer une fondation de manière « élégante » ?  Depuis que nous avons commencé à planifier notre clôture il y a plusieurs années, c’était notre objectif. Nous avons partagé bon nombre de nos leçons tout au long de ce processus et j’aimerais ici me concentrer sur l’organisation interne pour assurer une fermeture en douceur tout en insufflant un nouveau souffle à la motivation du personnel.

La fermeture d’une fondation est complexe et comporte de multiples facettes. Il y a une chose clé que nous avons faite et qui a fait la différence : environ 18 mois avant la fin, nous avons conçu 5 axes de travail transversaux qui garantiraient une sortie en douceur. Chaque membre du personnel a été impliqué dans l’un de ces axes, qui était accessoire à son poste principal, mais qui, dans certains cas, prenait une part plus importante du temps total lorsque les autres tâches diminuaient naturellement.

Cela a offert aux membres de l’équipe des possibilités intéressantes de se profiler autour de divers sujets, d’acquérir de nouvelles compétences et de travailler avec une équipe différente. Cela a également permis à chacun de jouer un rôle clé dans l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie de clôture, créant ainsi un degré d’appropriation très élevé.

Les cinq axes de travail transversaux étaient les suivants :

  1. Apprentissage (Learning en anglais)
  2. Engager d’autres bailleurs
  3. Évaluation finale
  4. Raconter l’histoire de la MAVA
  5. Clôture juridique et physique

 

1. Apprentissage

Nous nous sommes consacrés à la récolte et au partage des principales leçons tirées de nos expériences en matière de philanthropie et de conservation. Une équipe a orchestré la production de nos produits d’apprentissage. Elle n’était pas chargée de tous les rédiger, mais suivait la liste des propositions, assurait le suivi et la livraison dans les délais, maintenait la vue d’ensemble afin que tous les domaines clés soient couverts, et enfin relisait et approuvait chaque produit pour en assurer la cohérence globale.

Une partie essentielle de ce travail consistait en un calendrier orchestré de promotion des différents produits, coordonné avec toutes les autres communications de la MAVA afin de garantir une diffusion mesurée des communications pour un impact maximal.

Au total, 17 produits d’apprentissage différents ont déjà été publiés, et nous prévoyons la publication de jusqu’à 6 autres produits en 2023.

Ce travail se poursuivra au cours des derniers mois de la MAVA.

➦ L’équipe était composée de Simon Mériaux, Salla Ba, Charlène Minster et Thierry Renaud. De nombreux membres de l’équipe ont participé à la réalisation des différents produits pédagogiques, parfois en groupe, parfois en duo, parfois individuellement.

 

2. Engager d’autres bailleurs

Un duo de staff senior a investigué de nouvelles opportunités, a fait des présentations clés, organisé des événements pour présenter le travail de nos partenaires et a suivi les engagements supplémentaires globaux d’autres bailleurs.  C’est également un domaine dans lequel j’ai consacré une bonne partie de mon temps à assurer la poursuite du travail qui nous tient tant à cœur.

Notre dernière analyse montre que, rien que pour nos programmes Méditerranéen et Afrique de l’Ouest, 50,1 millions de francs suisses de fonds supplémentaires ont été collectés par nos partenaires avec notre aide en tant que co-financement pour les plans d’action dans la phase finale avec la MAVA, et 99,5 millions de francs suisses collectés pour la poursuite du travail après la MAVA.

Plusieurs collaborations avec des bailleurs ont été construites à partir de zéro et certains de nos collègues bailleurs ont engagé le personnel de la MAVA dans leurs propres fondations.

Vers la fin, ce travail a évolué pour devenir plus opportuniste et moins proactif.

➦ Charlotte Karibuhoye et Paule Gros ont dirigé cet axe de travail, avec la contribution de nombreux autres membres de l’équipe.

 

3. Évaluation finale

Cette équipe a conçu le concept, le processus, les modèles et le calendrier des évaluations participatives pour tous nos plans d’action.

24 ateliers différents ont été organisés avec les partenaires pour mener ces évaluations. Le feedback reçu des partenaires montre qu’ils ont trouvé qu’il s’agissait d’un exercice utile et léger qui a mis en évidence les principales réalisations, les leçons et l’impact de leurs plans d’action dans un document concis.

Ces rapports finaux peuvent être utilisés à la fois pour rendre compte et célébrer ce qui a été fait ensemble, mais aussi pour les futurs efforts de collecte de fonds des partenaires.

Cette équipe s’est dissoute une fois son travail terminé.

➦ Les membres de l’équipe étaient Luis Costa, Marie Madeleine Gomez et Holger Schmid. Tout le personnel du programme a été fortement impliqué dans la préparation et la coordination des évaluations finales.

 

4. Raconter l’histoire de la MAVA

Une autre équipe s’est penchée sur la cohérence de nos messages et a cherché des occasions de promouvoir notre histoire.

Elle a supervisé la production du livre commémoratif MAVA et a dirigé la conceptualisation et l’exécution de nos célébrations – à la fois virtuelles et en personne. En réalité, cette équipe a été moins active que beaucoup d’autres, car les différents éléments nécessitaient un responsable et une équipe de soutien plutôt qu’un seul point d’organisation.

➦ Les membres de l’équipe étaient Nathalie Cadot, Suzanne Amrein et Eve Cabo. Simon Mériaux a également apporté une importante contribution à cet axe de travail.

 

5. Clôture juridique et physique

Cet axe concernait toutes les tâches administratives, logistiques, juridiques et financières qui doivent être entreprises pour conclure nos opérations. Il s’agissait entre autres de s’assurer que nous mettions fin au contrat avec le photocopieur, de notifier notre contrat de location de bureaux et de décider du sort des créations, œuvres et canapés occupant nos bureaux. Cet axe de travail sera actif jusqu’au tout dernier jour de la MAVA.

➦ Les membres de l’équipe étaient Rachel Sturm, Ahmet Fall, Laurianne Demierre, Sokhna Ndiaye et Shalini Joseph.

 

Réflexions finales

Cette solution créative consistant à créer des axes de travail transversaux a été essentielle pour gérer en douceur de nombreux aspects de notre clôture. Comme pour tout changement important, il a fallu un certain nombre de communications internes pour que tout le monde adhère à cette nouvelle structure, mais nous avons fini par y arriver. Je pense que chacun a trouvé sa place et a apprécié ses nouvelles affectations. Les résultats sont un accomplissement collectif dont toute l’équipe MAVA peut être fière.

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